Setelah menyelesaikan revisi skripsi, mahasiswa biasanya perlu mengirimkan kembali dokumen kepada dosen pembimbing untuk diperiksa. Proses ini terlihat sederhana, tetapi tetap membutuhkan perhatian agar file yang dikirim mudah dibuka, identitas dokumen jelas, dan dosen dapat mengetahui bagian yang sudah diperbaiki.
Lantas, bagaimana cara mengirim file revisi skripsi kepada dosen pembimbing melalui WhatsApp atau email? Supaya tidak keliru, ada beberapa hal yang perlu disiapkan sebelum mengirim dokumen, mulai dari memeriksa isi file hingga menyusun pesan pengantar yang sopan.
1. Periksa kembali file sebelum dikirim
Sebelum mengirim dokumen, pastikan seluruh revisi yang diminta sudah dikerjakan. Jangan sampai file yang dikirim masih memuat kesalahan pengetikan, komentar yang belum dihapus, atau perubahan yang belum tersimpan.
Perhatikan beberapa hal berikut:
- Pastikan revisi sudah sesuai arahan: Periksa kembali catatan bimbingan dan pastikan bagian yang diminta telah diperbaiki.
- Periksa format dokumen: Pastikan nomor halaman, jenis huruf, spasi, margin, dan tata letak tidak berubah.
- Periksa kelengkapan isi: Pastikan halaman, tabel, gambar, lampiran, dan daftar pustaka yang diperlukan sudah tercantum.
- Buka ulang dokumen: Periksa apakah file dapat dibuka dengan baik dan tidak mengalami kerusakan.
Jika dosen meminta format Word, kirimkan file dengan ekstensi .docx. Namun, jika dosen meminta PDF atau format tertentu, ikuti instruksi tersebut.
2. Gunakan nama file yang jelas
Nama file membantu dosen mengenali dokumen yang diterima tanpa harus membukanya terlebih dahulu. Karena itu, hindari nama yang terlalu umum seperti skripsi.docx, revisi terbaru.docx, atau final banget.pdf.
Gunakan format nama yang singkat dan informatif. Misalnya:
- Revisi_Skripsi_Nama_Bab1-3.docx
- Revisi_Skripsi_Nama_Bab4-5.pdf
- Skripsi_Nama_Revisi_12November2026.docx
Kamu juga bisa menyesuaikan nama file dengan bagian yang sedang diperiksa. Jika dosen meminta revisi Bab 2 saja, misalnya, cantumkan informasi tersebut agar dokumen lebih mudah dikenali.
3. Pilih media pengiriman sesuai arahan dosen
File revisi skripsi umumnya dapat dikirim melalui email atau WhatsApp, bergantung pada kebiasaan dan instruksi dosen pembimbing. Sebelum mengirim, pastikan media yang digunakan memang sesuai dengan kesepakatan selama proses bimbingan.
Jika dikirim melalui email, gunakan alamat email dosen yang benar dan tuliskan subjek yang menggambarkan isi pesan. Lampirkan file sebelum mengirim agar tidak ada dokumen yang tertinggal.
Jika dikirim melalui WhatsApp, pastikan dokumen dikirim sebagai file atau dokumen, bukan sekadar foto halaman. Cara ini membantu mempertahankan format dokumen dan memudahkan dosen mengunduhnya.
Jika ukuran file terlalu besar, tanyakan terlebih dahulu apakah dosen bersedia menerima tautan penyimpanan seperti Google Drive. Pastikan izin akses dokumen sudah diatur agar penerima dapat membukanya.
4. Tulis pesan pengantar yang sopan dan jelas
Jangan hanya mengirim file tanpa penjelasan, terutama jika dokumen tersebut merupakan hasil revisi yang sudah diminta sebelumnya. Sertakan pesan singkat yang memuat salam, identitas, tujuan pengiriman, dan keterangan file yang dilampirkan.
Berikut contoh pesan melalui WhatsApp:
Contoh chat mengirim revisi skripsi:
"Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]. Mohon maaf mengganggu waktunya.
Perkenalkan, saya [Nama] dari [Program Studi], mahasiswa bimbingan Bapak/Ibu. Saya ingin mengirimkan file revisi skripsi Bab [nomor bab] sesuai dengan arahan pada bimbingan sebelumnya.
File revisi sudah saya lampirkan. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk memeriksanya apabila berkenan. Terima kasih atas waktu dan arahannya."
Untuk pengiriman melalui email, kamu dapat menggunakan format berikut:
Contoh subjek email: Revisi Skripsi Bab [Nomor] – [Nama] – [NIM]
Contoh isi email:
"Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen],
Perkenalkan, saya [Nama], mahasiswa [Program Studi] dengan NIM [NIM]. Melalui email ini, saya bermaksud mengirimkan file revisi skripsi Bab [nomor bab] berdasarkan masukan pada bimbingan sebelumnya.
Dokumen revisi telah saya lampirkan untuk dapat diperiksa lebih lanjut. Mohon maaf apabila terdapat kekurangan dalam penyusunan dokumen tersebut.
Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama]"
Sesuaikan sapaan, isi pesan, dan tingkat formalitas dengan kebiasaan komunikasi dosen pembimbingmu.
5. Pastikan file benar-benar terkirim
Setelah menekan tombol kirim, periksa kembali apakah dokumen sudah berhasil terkirim atau terlampir. Pada email, pastikan file muncul di bagian lampiran sebelum pesan dikirim. Sementara itu, pada WhatsApp, periksa apakah dokumen sudah muncul di ruang percakapan.
Jika menggunakan tautan Google Drive, coba buka tautan tersebut melalui akun atau jendela lain untuk memastikan aksesnya tidak dibatasi. Jangan menganggap pengiriman berhasil hanya karena tautan sudah disalin ke dalam pesan.
6. Hindari mengirim pesan berulang kali
Setelah mengirim file, berikan waktu kepada dosen untuk memeriksa dokumen. Hindari mengirim pesan berulang dalam waktu berdekatan hanya untuk menanyakan apakah file sudah dibaca.
Jika belum mendapatkan tanggapan dan perlu melakukan tindak lanjut, kirimkan pesan pengingat secara sopan setelah jeda waktu yang wajar. Perhatikan juga jadwal bimbingan atau ketentuan komunikasi yang sudah disampaikan oleh dosen.
Kesimpulan
Mengirim file revisi skripsi kepada dosen pembimbing tidak hanya berkaitan dengan melampirkan dokumen, tetapi juga memastikan file sudah benar, menggunakan nama yang jelas, dan disertai pesan pengantar yang sopan. Media pengiriman pun perlu disesuaikan dengan arahan dosen agar dokumen dapat diterima dan diperiksa dengan mudah.
Sebelum mengirim, luangkan waktu untuk memeriksa ulang isi dokumen, lampiran, serta akses file. Dengan begitu, komunikasi selama proses bimbingan dapat berjalan lebih tertib dan profesional.
FAQ
Apakah file revisi skripsi sebaiknya dikirim dalam format Word atau PDF?
Ikuti format yang diminta dosen pembimbing. Word biasanya digunakan jika dosen masih perlu memberikan komentar atau melakukan penyuntingan, sedangkan PDF dapat digunakan jika diminta sebagai dokumen untuk dibaca.
Bagaimana jika file revisi skripsi terlalu besar untuk dikirim melalui WhatsApp?
Kamu dapat menanyakan apakah dosen bersedia menerima tautan Google Drive atau layanan penyimpanan lainnya. Pastikan izin akses file sudah diatur dengan benar.
Apakah perlu mengirim pesan setelah mengirim file revisi?
Ya, sebaiknya sertakan pesan pengantar singkat agar dosen mengetahui identitas pengirim, bagian skripsi yang direvisi, dan tujuan pengiriman dokumen.